ESI도 개시 대상…기록작성, 보존 등 대비해야국제소송 늘며 영어 이외 외국어 문서 개시도 급증
만일 당신의 회사가 미국에서 소송에 휘말렸을 때 항상 비공개로 유지되리라고 생각하고 자필로 간단히 적은 메모나 충분히 생각하지 않고 성급하게 쓴 e메일을 제출하라고 상대방으로부터 요구받는다면 당황스럽고 충격적일 수밖에 없을 것이다. 
미 연방법원, 증거개시 광범위 허용
이전부터 일반적으로 미국 연방법원은 민사소송에 있어서 상대방과 제3자가 갖고 있는 증거에 대한 개시를 매우 광범위하게 허용하고 있다. 미국 이외의 다른 나라 법원이 허용하는 범위보다 상당히 넓다.
이에 추가하여, 2006년 개정된 미 연방 민사소송법(Federal Rules of Civil Procedure)은 전자 형태로 저장된 정보(Electronically Stored Information, ESI)가 개시의 대상이라는 점과 소송의 양 당사자가 ESI를 보존하고 제출해야 하는 의무가 있음을 명확히 했다. 미국 소송에 임하는 소송당사자의 준비도 달라지고 있다.
요즘에 대부분의 회사들은 ESI자료 예를 들면, 전자문서, e메일 기록, 메신저 기록 등을 종이 문서 자료보다 훨씬 더 많이 보유하고 있다. 한 조사에 따르면, 98% 정도의 회사 문서가 전자의 형태로 저장되고, 그 중 80%는 종이 문서로 프린트 되거나 비슷한 유형으로 전환되지 않는다고 한다.
회사 문서 98%가 전자 형태
따라서 소송과 관련하여 이 많은 양의 ESI를 구분, 보존, 검토, 제출하는 데 엄청난 비용이 들 수 있다. 이와 관련하여, 미국의 연방법원들은 "합리적으로 소송을 기대하는 회사들은 통상적인 서류 보관·분쇄 정책을 중지하고, 관련 서류․정보 보존을 위해서 별도로 관리해야 한다"고 판시하고 있다. 소송 당사자들은 이 엄격한 요건을 따르기 위해 미리 개시에 필요한 ESI의 저장 장소를 확인하고, 해당 ESI를 갖고 있는 사람을 구분해 놓는 등의 정확하고 중요한 판단을 하여야만 한다.
이는 특히 많은 관련회사들 또는 독립 부서들이 자주적으로 업무를 하고 정보가 주로 전자 형태로 공유되는 다국적 기업들에게 매우 어려운 일이다. 회사가 정보를 보존하지 못하거나 훼손하여 책임을 지게 되는 경우가 있을 수 있고, 심지어는 관련 정보가 보존되었을 때라도 회사가 그 정보를 찾지 못해서 제출하지 못할 가능성도 높은데 이런 일이 벌어졌을 때 그 결과나 처벌은 매우 심각할 수 있다.
제출 안하면 처벌 심각
미국에서 소송을 준비 중인 회사들은 일찍부터 개시에 대한 준비를 해야 한다. ESI가 만들어진 언어로 문서의 보존, 검토, 제출을 준비해야 하며, 또한 개시를 모든 관련 언어로 처리해줄 수 있는 서비스 로펌이나 회사를 선택하는 것도 중요하다. 증인 준비, 심문, 재판을 위해서 관련 외국어 구사 능력을 갖추고 있는 변호사와 더불어 숙련된 번역 팀을 구성해야 한다.
소송의 초기 단계부터 당사자들은 복잡한 개시절차에 대비하기 위해서 여러 가지 조치를 취해야 하는데, 담당 변호사와 회사가 다음과 같은 방법으로 협력하면 비용을 줄이고 위험을 최소화할 수 있을 것이다.
◇기록보존=개시(Discovery)에 대한 부담은 회사가 검토하고 제출해야 하는 자료의 분량과 비례한다. 따라서 회사는 매우 주의깊게 문서 보관과 분쇄정책을 세워 어떤 문서를 보유하고 어떤 문서를 분쇄할 것인지를 구분하고, 이를 엄격하게 따른다면 많은 비용을 절감할 수 있을 것이다.
◇기록작성 주의=처음부터 어떤 문서를 작성할지, 작성하지 말아야 할지를 고려해야 한다. 종종 의외의 문서나 직원의 의견서로 인해 소송에서 불이익을 당할 수도 있을 수 있으므로, 직원들이 문서 작성 여부를 항상 고려한다면 위험과 책임을 경감시킬 수 있을 것이다. 예를 들어, 특허 침해 소송을 앞둔 회사라면 해당 특허에 대한 직원의 분석이나 의견서 작성을 규율하는 정책을 세워서 실행하는 것이 도움이 될 것이다.
◇변호사-고객 특권의 사용=회사의 법무팀, 사내 변호사 또는 외부 변호사의 역할을 충분히 이용한다. 이들의 업무 내용은 상대방의 개시신청으로부터 보호될 수 있는 가능성이 상당히 있다. 이는 특히 일반적으로 법률 업무를 변호사가 아닌 일반직원들이 수행하는 아시아 회사들이 유의해야 할 점이기도 하다.
이같은 사항에 추가하여, 요즘에는 소송이 국제적인 요소를 많이 갖추어 갈수록 외국어 문서가 개시의 대상이 되는 일이 많아지고 있다. 전문가들은 영어 이외에 다른 언어로 개시를 행하게 된 것이 최근에 급격히 늘어났다고 한다. 특히 최근 급성장하는 아시아 지역의 회사들은 미국 소송에 대한 위험과 연방법상 책임에 대한 준비가 필요하다.
광범위한 미국의 개시(Discovery)절차와 급증하는 회사의 ESI의 분량, 그리고 여러 언어의 자료 검토의 복잡성 때문에 아시아계 회사들에게 힘든 미국의 개시절차는 더욱 부담이 커지는 절차로서 인식되고 있다. 그러나 사전에 충분한 준비를 한다면 이런 개시의 부담을 최소화할 수 있고 비용과 불확실성을 줄일 수 있을 것이다.
◇임석진 미국변호사는 미 브라운대와 콜럼비아 대학원, 보스톤 칼리지 로스쿨과 런던대 킹스 칼리지 로스쿨을 나왔습니다. 법무법인 김 · 장 · 리에서 미국변호사로 활약중입니다.
본지 편집위원(sjlim@kimchanglee.co.kr)
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